Sistem Informasi Peminjaman Dan Penatausahaan Kendaraan Dinas (SIPEKAN)
1. Dasar Hukum :
a) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN);
b) Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Pelayanan Publik;
c) Arahan Bapak Presiden Joko Widodo pada rapat terbatas mengenai Lima Langkah percepatan transformasi digital
2. Permasalahan
Tugas Sub Bagian Transportasi yang terkait dengan inovasi ini yaitu Melaksanakan kegiatan pengaturan pemanfaatan, penggunaan kendaraan dinas/operasional Sekretariat Daerah serta menyiapkan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan kendaraan dinas/operasional Sekretariat Daerah. Kegiatan Pemanfaatan dan/atau penggunaan kendaraan dinas erat kaitannya dengan Penatausahaan keuangan dan aset. Penatausahaan adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan Barang Milik Negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Kendaraan dinas operasional di lingkungan Sekretariat Daerah tidak hanya dipergunakan ASN untuk menunjang pelaksanaan kegiatan dan tupoksi di Lingkungan Sekretariat Daerah, tetapi juga dapat dipinjamkan kepada masyarakat sesuai dengan Standard Operasional yang berlaku. Banyaknya jumlah kendaraan dinas yang dikelola oleh Sekretariat Daerah Kota Semarang menjadi sebuah tantangan untuk melaksanakan penatausahaan kendaraan dinas baik dari segi keuangan maupun asset secara tertib dan akuntabel.
3. Isu Strategis : Belum tersedianya sistem peminjaman dan penatausahaan kendaraan dinas dengan memanfaatkan teknologi informasi
4. Metode Pembaharuan
SIPEKAN merupakan inovasi penambahan fitur yang ada pada aplikasi Bagian Rumah Tangga berbasis web dan diharapakan menjadi solusi peningkatan kualitas pelayanan publik dalam proses peminjaman kendaraan dinas yang dilakukan oleh OPD dan masyarakat menjadi lebih efektif dan efesien serta penatausahaan kendaraan dinas lebih tertib, terukur, dan real-time.
5. Keunggulan dan Kebaharuan
Meningkatkan kualitas pelayanan pada Bagian Rumah Tangga menjadi lebih mudah, cepat, efektif, efisien dan terukur serta mewujudkan penatausahaan kendaraan dinas yang akuntabel guna terwujudnya Smart Governance dan Reformasi birokrasi melalui transformasi pemanfaatan teknologi informasi
6. Tahapan Inovasi/Penggunaan Produk
Tersedianya aplikasi SIPEKAN guna peningkatan kualitas pelayanan pada Bagian Rumah Tangga Setda Kota Semarang dan Implementasi Penatausahaan Kendaraan Dinas
Meningkatkan kualitas pelayanan pada Bagian Rumah Tangga yang semula proses Peminjaman dan Penatausahaan Kendaraan Dinas dilakukan secara manual bertransformasi dengan pemanfaatan teknologi informasi agar pelayanan publik menjadi lebih mudah, cepat, efektif, efisien dan terukur serta mewujudkan penatausahaan kendaraan dinas yang akuntabel guna terwujudnya Smart Governance dan Reformasi birokrasi dengan tata kelola pemerintahan yang adaptif dan melayani secara prima.
1. Bagi Pemerintah Kota Semarang :
a. Mewujudkan Smart Governance dan Reformasi Birokrasi dengan tata kelola pemerintahan yang adaptif yaitu pemanfaatan teknologi digital dan terintegrasi demi mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat.
b. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelayanan publik kepada para pemangku kepentingan (stakeholder) melalui kebijakan yang berdasarkan kebutuhan.
c. Meningkatkan pelayanan public dalam rangka pembangunan zona integritas menuju WBBM (Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani).
2. Bagi Bagian Rumah Tangga Setda Kota Semarang :
a. Meningkatan kualitas pelayanan publik. Pelayanan peminjaman kendaraan dinas menjadi lebih mudah diakses, baik oleh user internal maupun eksternal melalui aplikasi yang user friendly.
b. Mendukung Reformasi Birokrasi. Penggunaan sistem informasi ini mendukung sistem paperless dimana produk kebijakan tidak boleh hanya menjadi tumpukan kertas, melainkan harus menciptakan birokrasi yang lincah dan cepat dalam melayani.
c. Mewujudkan pengelolaan peminjaman kendaraan dinas yang berkualitas dan penatausahaan kendaraan dinas yang akuntabel. Bagian Rumah Tangga mempunyai database peminjaman dan penatausahaan kendaraan dinas yang valid, terintegrasi dan real time dalam rangka peningkatan akuntabilitas kinerja serta perbaikan tata kelola
d. Mewujudkan budaya Smart ASN. Pelayanan pada Bagian Rumah Tangga menjadi lebih professional dan adaptif.
e. Mampu mendukung pelestarian nilai-nilai Pancasila. Pengembangan sistem ini dilaksanakan secara mandiri oleh pegawai Pemerintah Kota Semarang serta dapat menciptakan kesetaraan dan antidiskriminasi dalam pelaksanaan pelayanan peminjaman kendaraan.
3. Bagi Akademisi Dapat direplikasi dan digunakan sebagai alternatif pemberitahuan kegiatan masing-masing lembaga/sekolah/kampus. Baik dalam keterbukaan informasi yang terkait agenda kegiatan, ketersediaan ruang kelas, ruang rapat, aula, terkait jadwal kegiatan dosen/tenaga pendidik dll.
4. Bagi Dunia Usaha Kolaborasi dengan Pemerintah Daerah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi program bisnis di dalam pengelolaan peminjaman dan penatausahaan kendaraan dinas.
5. Bagi Masyarakat Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap kinerja ASN dan Memberikan kemudahan dalam memperoleh pelayanan peminjaman kendaraan dinas secara efektif dan efisien serta dapat mengakses layanan kapanpun dimanapun secara mudah, cepat dan terukur
6. Bagi Media Dalam era keterbukaan infomasi, kinerja pelayanan publik menjadi sorotan, dengan keberhasilan pelaksanaan inovasi ini kualitas informasi yang dipublikasikan kepada masyarakat menjadi lebih terjaga keakuratannya, sehingga pihak media pun lebih terbantu. Pelaksanaan aksi perubahan ini dapat menjadi informasi positif kepada publik melalui pemberitaan media terkait upaya Pemerintah Kota Semarang dalam meningkatkan kualitas pelayanan peminjaman kendaraan dinas melalui inovasi digital. Hal ini mendorong peran media dalam diseminasi informasi dan edukasi publik.
Sistem Informasi Peminjaman Dan Penatausahaan Kendaraan Dinas (SIPEKAN)
untuk hasil inovasi dapat dilihat di link aplikasi layanan bagian rumah tangga https://layanan.bagrumahtangga.semarangkota.go.id/web/kendaraan