Sistem Elektronik Layanan Arsip Kota Semarang (SELARAS)

<!-- x-tinymce/html -->

Sistem Elektronik Layanan Arsip Kota Semarang adalah sistem layanan kearsipan berbasis website yang digunakan untuk mempermudah dan mempercepat proses pelayanan arsip dari OPD yang telah menyerahkan arsipnya di Depo Arsip LKD Kota Semarang. SELARAS adalah sistem pengembangan yang menggantikan sistem pendahulunya yaitu Sistem Informasi Arsip Mandiri (Si AMAN). Dasar hukum SELARAS berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang Nomor 045/4650/2022 Tentang Penetapan Penggunaan Sistem Elektronik Layanan Arsip Kota Semarang (SELARAS) Sebagai Aplikasi Layanan Arsip Dengan Standar Layanan Peminjaman di Lingkungan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang Tahun 2022 dan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 3 yang membahas mengenai peningkatan kualitas pelayanan arsip dengan memperhatikan pengelplaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpecaya. SELARAS menjadi jembatan bagi OPD yang menghendaki melakukan akses arsip (misalnya Ijin Mendirikan Bangunan, dan lain-lain). Melalui SELARAS, masyarakat dimungkinkan untuk mendapatkan informasi langsung dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) pencipta arsip tanpa perlu datang ke Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang. Hal ini menjadi pondasi awal di mana lokasi Dinas Arsip dan Perpustakaan, utamanya Depo Arsip, tidak selalu berdekatan dengan Organisasi Perangkat Daerah pencipta arsip. Misalnya, masyarakat hendak mengakses Arsip Ijin Mendirikan Bangunan, maka masyarakat tidak perlu datang ke Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang untuk mengetahui status Arsip tersimpan, pengajuan dan peminjaman. Artinya, masyarakat cukup mendatangi Organisasi Perangkat Daerah pencipta arsip tersebut untuk mendapatkan informasi arsip yang diinginkan. Hal ini salah satunya juga dikarenakan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang, khususnya Depo Arsip atau Urusan Kearsipan pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang, sudah tidak lagi melayani masyarakat secara langsung perihal arsip khususnya mengenai arsip vital/arsip dinamis. Sehingga Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang hanya melayani Organisasi Perangkat Daerah di lingkup Pemerintah Kota Semarang untuk arsip dinamis/vital sedangkan hanya melayani masyarakat untuk arsip statis saja. Hasilnya, Organisasi Perangkat Daerah di Lingkup Pemerintah Kota Semarang dapat melakukan pemantauan secara langsung terkait status arsip tersimpan, pengajuan, pemusnahan, dan peminjaman melalui website. Dengan hadirnya website ini lah yang menjadikan masyarakat kini tidak perlu lagi untuk bolak-balik antar Organisasi Perangkat Daerah (Misalnya dari Dinas Penataan Ruang Kota Semarang yang berlokasi di Balaikota menuju Dinas Arsip dan Perpustakaan yang berlokasi di Kecamatan Banyumanik dengan estimasi jarak kurang lebih 10 kilometer atau Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu di Kompleks Terminal Mangkang yang kurang lebih berjarak 25 km) hanya untuk mendapatkan informasi perihal status arsip. Kehadiran SELARAS kedepan akan terus dikembangkan seiring dengan perkembangan jaman serta perkembangan kebutuhan akan arsip bagi masyarakat. Harapan dari Dinas Arsip dan Perpustakaan tentunya masyarkat akan semakin dimudahkan dalam kaitannya dengan urusan kearsipan baik arsip pribadi maupun arsip untuk kepentingan usaha.