Memuat…
Lihat Inovasi Lain
BADAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH
Detail Inovasi OPD

Sistem Elektronik Manajemen Aset Terintegrasi (SEMAR)

Klik gambar untuk tampilan penuh
Rancang Bangun & Perubahan
  • Dasar hukum:
  1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintah Daerah
  2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2017 Tentang Inovasi Daerah
  3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2021 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Pembukuan, Inventarisasi, dan Pelaporan Barang Milik Daerah
  4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 Tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah
  5. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 5 Tahun 2007 Tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah
  6. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah Tahun 2021-2026
  • Permasalahan:
  1. Makro: Perkembangan teknologi telah merubah budaya kerja dari yang sebelumnya paper based menjadi electronic based. Dengan mengadopsi sistem kerja berbasis electronic based yang inovatif akan mengoptimalkan efisiensi waktu dalam pelaksanaan Sensus BMD.
  2. Mikro: Melalui analisis data SIMDA, banyak ditemukan berbagai kekurangan dalam catatan aset, baik berupa tanah, gedung, maupun bangunan. Ketidaklengkapan ini mengakibatkan ketidakakuratan dalam pengelolaan aset yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Semarang. Selain itu, terdapat banyak alamat aset yang tidak konsisten antara gedung atau bangunan dan tanah yang terkait. Untuk mengatasi masalah ketidakauratan data ini, akan dilakukan Sensus BMD guna memperbarui data dari aset tersebut. Sensus sebelumnya dilakukan secara manual tanpa melibatkan aplikasi. Menggunakan desktop dan website sebagai sarana penatausahaan BMD ternyata kurang efisien.Desktop yang digunakan sering mengalami kendala, seperti data yang sudah disubmit namun belum terupdate, sehingga menyebabkan pemborosan waktu. Sedangkan situs website hanya digunakan sebagai basis data perjanjian, tanpa kemampuan terintegrasi dengan pencatatan BMD.
  • Isu strategis
  1. Global: Perkembangan teknologi telah mengubah budaya kantor secara drastis, mengarahkan kita ke era digital yang penuh dengan kemudahan dan efisiensi. Dengan teknologi digital, kantor tradisional dengan tumpukan kertas dan tugas manual perlahan dibebaskan oleh solusi digital yang inovatif.Secara keseluruhan, perkembangan teknologi telah memengaruhi budaya kantor dengan memberikan kemudahan, efisiensi, dan konektivitas yang lebih besar. Budaya kantor yang digital membawa peluang baru dan memungkinkan adaptasi terhadap perubahan dunia yang terus bergerak maju.
  2. Nasional: Isu nasional yang penting saat ini adalah penerapan aplikasi yang terintegrasi dalam bidang pemerintahan. Aplikasi yang terintegrasi dapat memperkuat efisiensi, transparansi, dan pelayanan publik dalam administrasi pemerintahan. Penerapan aplikasi yang terintegrasi juga berpotensi meningkatkan partisipasi publik dan interaksi antara pemerintah dan masyarakat. Misalnya, platform komunikasi yang terintegrasi dapat memfasilitasi umpan balik masyarakat, pengaduan, dan pelaporan masalah lingkungan. Ini memberikan kesempatan bagi masyarakat untuk berpartisipasi secara aktif dalam pengambilan keputusan dan memperkuat akuntabilitas pemerintah.
  3. Lokal: Saat ini Pemerintah Kota Semarang sedang mewujudkan tercapainya smart city. Dimana dalam smart city akan menghadirkan satu aplikasi yang interaktif dan terintegrasi di lingkungan pemerintah Kota Semarang.
  • Metode Pembaharuan
  1. Kondisi sebelum adanya inovasi: Sebelum adanya pembuatan satu aplikasi yang terintegrasi, sensus BMD dilakukan secara manual dengan mengisi lembar kerja inventarisasi yang kemudian direkap dan dicocokkan dengan data SIMDA.
  2. Kondisi setelah adanya inovasi: Setelah adanya aplikasi yang terintegrasi ini sensus bisa dilakukan dimanapun dan kapan pun. Aplikasi yang digunakan bisa di install di handphone android para penggurus barang. Kemudian hasil dari sensus juga bisa langsung di lihat dalam rekapitulasi hasil sensus. Apabila pengurus barang membutuhkan hasil cetak dari lembar kerja inventarisasi yang dibuat maka dapat melakukan print out lembar kerja pada aplikasi.
  • Tahap Pengembangan Aplikasi
  1. Analisis Kebutuhan dan Perencanaan: Tahap ini melibatkan kebutuhan dan persyaratan aplikasi sensus barang milik daerah. Tim pengembang akan berinteraksi dengan pihak terkait, seperti pemerintah daerah atau departemen terkait, untuk memahami tujuan, ruang lingkup, dan kebutuhan pengguna aplikasi. Analisis ini juga melibatkan dukungan sumber daya, batasan, dan kendala yang harus diperhatikan dalam pengembangan.
  2. Perancangan Konseptual: Pada tahap ini, konsep dasar dan rancangan aplikasi akan dibuat. Ini melibatkan platform pemilihan, teknologi, dan alat pengembangan yang sesuai. Desain konseptualnya juga meliputi penguncian alur kerja, tampilan antarmuka pengguna, serta fitur dan fungsionalitas utama yang akan ada dalam aplikasi.
  3. Pengembangan dan Implementasi: Tahap ini melibatkan pengembangan aplikasi sesuai dengan desain konseptual yang telah disetujui. Tim pengembang akan membangun antarmuka pengguna, basis data, logika bisnis, dan modul-modul lain yang diperlukan dalam aplikasi. Setelah selesai, aplikasi akan diimplementasikan di lingkungan produksi dan diuji untuk memastikan keberhasilan fungsionalitasnya.
  4. Uji dan Penyesuaian: Tahap ini melibatkan pengujian aplikasi untuk mengidentifikasi dan memperbaiki bug atau masalah yang mungkin muncul. Pengujian dapat mencakup pengujian fungsionalitas, keamanan, kinerja, dan kompatibilitas dengan berbagai perangkat atau platform. Hasil pengujian akan digunakan untuk memperbaiki dan mengoptimalkan aplikasi sebelum dirilis secara resmi.
  5. Peluncuran Aplikasi dan Pelatihan: Setelah melalui tahap pengujian dan penyesuaian, aplikasi siap diluncurkan secara resmi. Pada tahap ini, pelatihan dapat diberikan kepada pengguna aplikasi, seperti petugas sensus atau staf yang akan menggunakan aplikasi secara rutin. Pelatihan ini bertujuan untuk memastikan pemahaman yang baik tentang cara menggunakan aplikasi dan memaksimalkan kegunaannya.
  6. Pemeliharaan dan Peningkatan: Setelah diluncurkan, aplikasi memerlukan pemeliharaan rutin untuk memastikan kinerjanya tetap optimal. Pemeliharaan meliputi pemantauan, pemecahan masalah, dan pembaruan rutin untuk memperbaiki bug atau menambahkan fitur baru sesuai kebutuhan. Selain itu, berdasarkan umpan balik pengguna, aplikasi dapat ditingkatkan dan diperbarui secara berkala untuk memenuhi perubahan kebutuhan dan teknologi.

 
Tujuan Inovasi
  • Tujuan inovasi
  1. Efisiensi: Menggunakan aplikasi memungkinkan proses sensus barang dilakukan secara lebih cepat dan efisien. Data dapat diinput secara elektronik, mengurangi kebutuhan untuk melakukan pengambilan data secara manual dan menghindari kesalahan manusia dalam penulisan atau pencatatan data.
  2. Akurasi: Dengan menghilangkan proses manual, seperti pengisian formulir atau penulisan data secara manual, risiko kesalahan manusia dapat dikurangi secara signifikan. Aplikasi dapat memvalidasi data yang diinput secara otomatis, memastikan integritas data yang lebih tinggi.
  3. Keterandalan: Data yang dikumpulkan melalui aplikasi dapat dengan mudah dicadangkan dan disimpan secara elektronik. Ini membantu dalam menjaga penjagaan dan keamanan data, serta meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan data yang mungkin terjadi pada format manual.
  4. Analisis Data : Aplikasi dapat menyediakan fitur analisis data yang lebih canggih. Data yang terkumpul dapat diolah dan dianalisis dengan lebih mudah, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang tersedia.
  5. Integrasi dan Kolaborasi: Aplikasi dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan dalam pengelolaan barang milik daerah, seperti sistem keuangan atau pengelolaan persediaan. Hal ini memungkinkan berbagi data secara lebih efisien dan kolaborasi antara berbagai departemen atau pihak yang terlibat.
  6. Penghematan Biaya: Mengadopsi aplikasi untuk sensus barang dapat mengurangi biaya yang terkait dengan cetakan, pengiriman, dan penyimpanan bentuk fisik. Selain itu, proses pengolahan dan analisis data yang lebih efisien dapat membantu mengidentifikasi potensi penghematan lainnya.
Manfaat Inovasi
  • Manfaat inovasi
  1. Efisiensi Operasional: Menggunakan aplikasi dalam sensus barang milik daerah yang menghemat waktu dan tenaga yang dibutuhkan dalam proses pengumpulan, pengolahan, dan analisis data. Proses yang sebelumnya manual menjadi lebih cepat dan efisien, memungkinkan penyelesaian sensus dengan lebih cepat.
  2. Akurasi Data yang Lebih Tinggi: Dengan menghilangkan proses manual, seperti pengisian formulir atau penulisan data secara manual, risiko kesalahan manusia dapat dikurangi secara signifikan. Aplikasi dapat memvalidasi data yang diinput secara otomatis, memastikan integritas data yang lebih tinggi.
  3. Penghematan Biaya: Mengadopsi aplikasi untuk sensus barang milik daerah dapat mengurangi biaya yang terkait dengan cetakan, pengiriman, dan penyimpanan bentuk fisik. Selain itu, proses pengolahan dan analisis data yang lebih efisien dapat membantu mengidentifikasi potensi penghematan lainnya.
  4. Kualitas Data yang Lebih Baik: Aplikasi dapat memberikan panduan dan batasan dalam pengisian data, sehingga memastikan data yang terkumpul lebih lengkap dan akurat. Selain itu, kemampuan validasi otomatis pada aplikasi dapat membantu mendeteksi kesalahan dan meminimalkan data yang tidak valid.
  5. Peningkatan Analisis dan Pengambilan Keputusan: Aplikasi memungkinkan sensus data milik daerah untuk diolah dan dianalisis dengan lebih mudah. Ini memberikan peluang untuk menghasilkan wawasan yang lebih dalam mengenai aspek-aspek tertentu, seperti tren penggunaan, pemeliharaan, dan perencanaan anggaran. Informasi yang lebih lengkap dan akurat dari sensus dapat mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
  6. Kemudahan Integrasi dan Kolaborasi: Aplikasi dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan dalam pengelolaan barang milik daerah, seperti sistem keuangan atau manajemen persediaan. Hal ini memudahkan berbagi data secara efisien dan kolaborasi antara berbagai departemen atau pihak yang terlibat.
  7. Aksesibilitas Data yang Lebih Baik: Data yang dikumpulkan melalui aplikasi dapat dengan mudah diakses dan dibagikan oleh pihak yang berdarah. Ini memungkinkan akses yang lebih mudah terhadap informasi yang diperlukan untuk tujuan pengawasan, audit, atau pelaporan.
Hasil Inovasi
  • Hasil inovasi
  1. Peta Digital
  2. Inventarisasi Lembar Kerja
  3. Rekapitulasi Pengisian Lembar Kerja Inventarisasi
  4. Grafik Aktivitas Pengisian Lembar Kerja Inventarisasi
  5. Rekapitulasi Progres Sensus BMD
  6.  Rekapitulasi Proges Input Koordinat
  7. QR Code yang berisi informasi aset
Tahapan
Penerapan
Uji Coba
2023-06-01
Implementasi
2023-07-01