Fitur SINTAL (Pengarsipan Digital) untuk Pengelolaan Arsip Digital di DP3A Kota Semarang

Arsip mempunyai nilai yang sangat penting pada berbagai peristiwa, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Arsip juga merupakan pusat ingatan dan alat pengawasan. Pada awal Reformasi, pemerintah memberikan pengakuan terhadap aktivitas alih media arsip, yang dituangkan ke dalam Peraturan Pemerintah Nomor 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi. Melalui peraturan tersebut, terjadi alih media arsip dari kertas ke micro film dan media lain seperti compact disk (CD). Ketentuan itu diperkuat dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang memberikan legalitas terhadap kegiatan alih media, khususnya arsip dinamis. Seiring perkembangan, muncul pemikiran tentang arsip elektronik di mana kegiatan kearsipan dialihkan ke media-media elektronik. Selain untuk mempermudah pengelolaan, pemberkasan, penyimpanan dan pencairan arsip, juga dimaksud agar kegiatan arsip dalam dilakukan secara otomatis. Maka dilakukanlah kegiatan yang dikenal dengan penciptaan arsip elektronik dan otomasi.Penciptaan secara elektronik dan otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer. Lebih jauh bahkan kegiatan kearsipan telah beralih ke arsip digital. Hal itu dilakukan melalui proses digitalisasi arsip konvensional ke media media digital, dengan maksud utama melindungi arsip dari kerusakan secara  fisik.

Permasalahan yang dihadapi DP3A dalam kearsipan antara lain: kurang cepatnya pelayanan penyediaan arsip,kurangnya koordinasi dalam pengelolaan kearsipan,minimnya kompetensi sumber daya manusia pengelola kearsipan, belum adanya panduan pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan tata kelola arsip, belum adanya sistem digital yang dapat digunakan untuk pengelolaan kearsipan. Dapat disimpulkan, isu strategis yang dapat ditarik yaitu belum optimalnya pengelolaan arsip di Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Semarang.

Berpedoman pada prinsip dasar inovasi, maka inovasi yang dilakukan berupa pembuatan fitur SINTAL (Pengarsipan Digital) , menyusun panduan penggunaan fitur, dan melakukan sosialisasi serta implementasi penggunaan fitur SINTAL. Hal ini termasuk dalam kategori inovasi karena memenuhi unsur:

1.Kebaruan,inovasi yang dilakukan merupakan penambahan fitur SINTAL (Pengarsipan Digital) untuk pengelolaan arsip digital. Hal tersebut menunjukkan rancangan aksi perubahan ini mempunyai sifat kebaruan karena belum pernah ada.

2. Memberi nilai manfaat yang nyata dan terukur bagi daerah dan/atau masyarakat,dengan aplikasi ini dapat mendukung pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dalam rangka pencapaian kepuasan masyarakat.

3. Dapat direplikasi, inovasi ini dapat di replikasi pada OPD lain di Pemerintah Kota Semarang. Lebih khusus pada OPD yang mempunyai tugas pelayanan kersipan untuk  masyarakat yang belum sepenuhnya mendapatkan dukungan anggaran.

4. Dapat diterapkan secara berkelanjutan,sistem aplikasi dapat diterapkan secara berkelanjutan sebagai sarana mempermudah perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pengelolaan kearsipan.

5. Sesuai dengan Nilai-nilai Organisasi, bahwa pengembangan inovasi yang dilakukan tetap mengacu pada nilai nilai organisasi yaitu berorientasi pelayanan,adaptif dan kolaboratif.