SIWON BERMAIN DI RSWN (Optimalisasi Siwongso dalam upaya efisiensi dan efektifitas berkas klaim BPJS manual menjadi elektronik di RSD K.R.M.T Wongsonegoro)

Pemerintah membentuk Sistem Jaminan Sosial Nasional berdasarkan asas kemanusiaan, asas manfaat dan asas keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia sesuai dengan Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN). Program ini selenggarakan oleh Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) sesuai Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS). Pemerintah Kota Semarang melalui RSD K.R.M.T. Wongsonegoro mendukung program tersebut dengan ikut serta sebagai Fasilitas Kesehatan Rujukan Tingkat Lanjut (FKRTL) yang bekerja sama dengan BPJS Kesehatan dalam Program Pemenuhan Upaya Kesehatan Perorangan dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang tercantum dalam Peraturan Walikota Semarang Nomor 44 Tahun 2022 Tentang Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kota Semarang Tahun 2023, Peraturan Walikota Semarang Nomor 43 Tahun 2023 Tentang Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kota Semarang Tahun 2024 dan Peraturan Walikota Semarang Nomor 35 Tahun 2024 Tentang Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) Kota Semarang Tahun 2025. Dalam pelaksanaan kerjasama antara RSD K.R.M.T Wongsonegoro dengan BPJS Kesehatan, RSD K.R.M.T Wongsonegoro wajib mengajukan klaim kolektif atas pasien BPJS Kesehatan yang melakukan pemeriksaan maupun pengobatan secara periodik dan lengkap sesuai dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan. Selanjutnya, pada Peraturan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Administrasi Klaim Fasilitas Kesehatan dalam Penyelenggaraan Jaminan Kesehatan, rumah sakit harus memenuhi persyaratan dalam pengajuan klaim kepada BPJS Kesehatan. Di RSD K.R.M.T Wongsonegoro, pemenuhan persyaratan klaim BPJS menggunakan berkas atau formulir-formulir hasil pemeriksaan, pengobatan dan tindakan yang diterima oleh pasien. Berkas tersebut masih dalam bentuk kertas yang tidak relevan dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis yang menyebutkan bahwa Seluruh Fasilitas Pelayanan Kesehatan harus menyelenggarakan Rekam Medis Elektronik (RME) sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri ini paling lambat pada tanggal 31 Desember 2023. Secara tidak langsung, RSD K.R.M.T Wongsonegoro harus berbenah agar dapat menjalankan dan memanfaatkan RME dalam segala aspek administratif maupun teknis, termasuk dalam hal pemenuhan persyaratan klaim BPJS secara elektronik.

RSD K.R.M.T. Wongsonegoro Kota Semarang memiliki Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang dikelola secara mandiri dengan nama SIWONGSO atau Sistem Informasi Wongsonegoro. Pengembangan Siwongso sudah dilakukan mulai tahun 2017 hingga saat ini. Namun, selama RSD K.R.M.T Wongsonegoro bekerjasama dengan BPJS Kesehatan hingga tahun 2023, proses pengajuan klaim masih dilakukan secara manual dan memerlukan berbagai macam bukti dukung pemeriksaan kesehatan pasien seperti berkas administrasi pasien, Surat Eligibilitas Peserta (SEP), admission note, hasil pemeriksanaan penunjang, laporan tindakan dan lain sebagainya. Rata-rata pasien pulang per-hari pada Instalasi Rawat Jalan dan IGD yaitu 700 pasien, serta rawat inap sebesar 90 pasien. Permasalahan yang ditemui dalam proses klaim BPJS tersebut yaitu pengajuan berkas klaim manual yang memerlukan begitu banyak kertas sehingga menyebabkan ketidakefisiensian biaya sebesar Rp. 149.781.800 dalam kurun waktu 3 bulan untuk pembelian ATK, resiko berkas tececer bahkan hilang sehingga tidak dapat ditagihkan, memerlukan banyak tenaga untuk melakukan proses scan berkas tertentu yang dipersyaratkan oleh BPJS dan terjadinya penumpukan berkas pada ruang Instalasi Rekam Medis yang menyebabkan penuhnya ruang rekam medis sampai saat berkas klaim tersebut disetorkan kepada BPJS. Permasalahan lebih jauh yang terjadi dengan proses klaim secara manual ini yaitu lamanya waktu kerja petugas, tingkat stress yang akan berkaitan dengan kualitas hidup petugas, serta tidak maksimalnya nilai kepuasan pasien berkaitan dengan pelayanan pendaftaran yang mewajibkan pengumpulan berkas adminstrasi setiap pasien melakukan pemeriksaan maupun pengobatan (Bulan Januari 2023 sebesar 92,01%).

Permasalahan di atas menggugah Tim Inovasi Instalasi Rekam Medis RSD K.R.M.T Wongsonegoro untuk melakukan upaya digitalisasi proses klaim BPJS, yang juga sejalan dengan Suistainable Development Goals atau Tujuan Pembangunan Berkelanjutan yang ditetapkan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) untuk mencapai pembangunan berkelanjutan di tingkat global pada SDG 3 – Good Health and Well-being (Kehidupan Sehat dan Sejahtera) dimana RSD K.R.M.T Wongsonegoro ikut mendukung optimalisasi kesehatan umum dan kesejahteraan masyarakat melalui program BPJS Kesehatan, dan SDG 9 – Industry, Innovation and Infrastructure (Industri, Inovasi dan Infrastruktur) yang mana RSD K.R.M.T Wongsonegoro terus berinovasi untuk kemudahan proses klaim BPJS. Dimana hal ini juga berkaitan dengan program penguatan pelaksanaan jaminan sosial (BPJS Kesehatan) pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2020-204. Digitalisasi proses klaim ini dilakukan dengan optimalisasi sistem informasi manajemen rumah sakit yang telah tersedia. SIWON BERMAIN DI RSWN (Optimalisasi Siwongso Dalam Upaya Efisiensi dan Efektivitas Berkas Klaim BPJS Manual Menjadi Elektronik di RSD K.R.M.T Wongsonegoro) adalah suatu sistem elektronik yang dibuat untuk menunjang kegiatan klaim sehingga tidak ada lagi pengajuan klaim BPJS menggunakan kertas. Inovasi SIWON BERMAIN DI RSWN bertujuan untuk memberikan kemudahan, ketepatan, kecepatan, ke-efektifan kerja serta ke-efisiensian biaya dalam proses kelengkapan pengajuan berkas klaim BPJS. Hal ini sejalan dengan Asta Cita Presiden ke-4 yaitu memperkuat pembangunan Sumber Daya Manusia (SDM), sains, teknologi, pendidikan, kesehatan, prestasi olahraga, kesetaraan gender, serta penguatan peran perempuan, pemuda (generasi milenial dan generasi z), dan penyandang disabilitas, dan dibuktikan dengan SK Direktur Nomor 56 Tahun 2023 Tentang Inovasi Siwon Bermain di RSWN (Optimalisasi Siwongso Dalam Upaya Efisiensi dan Efektivitas Berkas Klaim BPJS Manual Menjadi Elektronik di RSD K.R.M.T Wongsonegoro) dan SK Direktur Nomor 57 Tahun 2023 Tentang Tim Inovasi Siwon Bermain di RSWN (Optimalisasi Siwongso Dalam Upaya Efisiensi dan Efektivitas Berkas Klaim BPJS Manual Menjadi Elektronik di RSD K.R.M.T Wongsonegoro).

Inovasi Siwon Bermain di RSWN dilakukan dengan memanfaatkan RME atau yang disebut dengan Siwongso. Berkas persyaratan klaim yang sebelumnya berupa kertas, dialihkan menjadi elektronik. Hasil pemeriksaan, pengobatan, pemeriksaan penunjang, laporan tindakan, dan berkas persyaratan lain diambil dan diintegrasikan dari aplikasi siwongso ke dalam bank data rumah sakit khusus klaim BPJS. Tidak ada lagi berkas tercecer atau dokumen hilang, petugas tidak perlu melakukan scan berkas persyaratan tertentu, hingga proses pengajuan klaim yang dilakukan secara elektronik. Dampak lain berkaitan dengan kualitas hidup petugas yang meningkat karena pelaksanaan kerja yang lebih efektif, serta meningkatnya kepuasan pasien terhadap layanan BPJS Kesehatan di RSD K.R.M.T Wongsonegoro.

Tabel 1. Keadaan Sebelum dan Sesudah Inovasi

Inovasi Siwon Bermain di RSWN memiliki keunggulan berupa:

1. Kecepatan dan kemudahan kerja

1. Seluruh pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien diinputkan dalam aplikasi Siwongso (elektronik)
2. Seluruh pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien diinputkan dalam aplikasi Siwongso (elektronik) sehingga tidak ada scan berkas (elektronik)

1. Intelligent system: Hasil pemeriksaan, pengobatan, pemeriksaan penunjang, laporan tindakan, dan berkas persyaratan lain diambil dan diintegrasikan dari aplikasi siwongso ke dalam bank data rumah sakit khusus klaim BPJS.
2. Perkembangan

1. Pasien tidak mengumpulkan berkas persyaratan klaim BPJS dalam bentuk kertas
2. Tidak terdapat penumpukan berkas (elektronik)
3. Dengan adanya Inovasi Siwon Bermain di RSWN, penyiapan berkas persyaratan klaim BPJS menjadi lebih baik dan mudah

1. Efisien biaya: Proses klaim dilakukan secara elektronik, sehingga tidak ada biaya. Total biaya  untuk berkas klaim elektronik : Rp 0 ,-

Inovasi Siwon Bermain di RSWN terus berkembang untuk ke-efektifan kerja dan ke-efisiensian biaya. Pengembangan yang telah dilakukan oleh tim inovasi yaitu pengiriman berkas persyaratan klaim dalam database khusus klaim BPJS secara periodik setiap 1 (satu) minggu sekali. Sehingga, petugas dapat melakukan crosscheck ulang berkas persyaratan yang sudah selesai dengan lebih mudah. Selain itu, proses pengajuan klaim ke BPJS setiap bulannya pun menjadi lebih cepat, yaitu maksimal pada tanggal 5 pada bulan berikutnya.

Inovasi Siwon Bermain di RSWN diciptakan dari Bulan Januari 2023 hingga Bulan Maret 2023 atau kurang dari 4 bulan. Seiring dengan berjalannya waktu, Inovasi Siwon di RSWN dikembangkan kembali mulai Bulan April 2024 yang kemudian dilaksanakan hingga saat ini, dengan lebih dulu terdapat revisi tim inovasi pada Bulan Februari 2024. Tatalaksana proses klaim BPJS secara elektronik yaitu:

1. Buka aplikasi siwongso rekam medis: login pada aplikasi siwongso dengan menggunakan username dan password yang sudah terdaftar.
2. Pilih data pasien: klik F2 pada aplikasi siwongso untuk mencari data pasien yang akan dikode dan klaim BPJS.
3. Input kode diagnosis dan tindakan: petugas koder melakukan kodefikasi penyakit dan tindakan pasien sesuai dengan diagnosa serta pemeriksaan penunjang dan atau pengobatan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya pada aplikasi siwongso dengan klik “Edit diagnosa” dan “Edit diagnosa tindakan”.
4. Kirim bank data: klik “resume pasien”. Cek kelengkapan resume pasien. Setelah dipastikan lengkap, klik kirim bank data agar data terkirim untuk proses bridging klaim BPJS. Pengiriman bank data berhasil, dengan data yang dikirimkan sesuai dengan daftar notifikasi yang tertera.
5. Buka aplikasi siwongso kasir: login pada aplikasi siwongso dengan menggunakan username dan password yang sudah terdaftar.
6. Pilih data pasien: klik F2 pada aplikasi Siwongso untuk mencari data pasien yang akan di bridging.
7. Proses bridging: pastikan data yang akan di bridging benar, kemudian klik simpan data SEP, simpan data klaim, kirim bank data, grouper, final, dan kirim DC.
8. Proses bridging selesai: ketika proses bridging selesai, data sudah terkirim dalam database khusus persyaratan klaim BPJS.